Welches Ziel hatten Sie bei Ihrem Projekt?
Wir haben in unserem Projekt unseren bestehenden Konferenzraum so ausgebaut, dass dort ab sofort unter guten technischen Gegebenheiten Sitzungen unserer Mitarbeiter und der verschiedenen Vereinsgremien (z.B. Vorstand, Abteilungsleiter) in hybrider Form, d.h. in Präsenz und online, durchgeführt werden können.
Bitte schildern Sie den Verlauf Ihres Projektes? / Wie haben Sie ihr Projekt umgesetzt?
Wir verfolgen schon länger das Ziel unseren Konferenzraum technisch zu modernisieren und letztendlich fehlten uns noch zwei Monitore, damit wir innerhalb einer Videokonferenz sowohl die zugeschalteten Teilnehmer, als auch Dokumente zeitgleich sehen können. Darüber hinaus konnten wir etwaige Tonproblem innerhalb des Raumes durch den Kauf eines Mikro ebenfalls lösen, dass wir nun technisch sehr gut aufgestellt sind.
Die Umsetzung fand sowohl durch unseren ehrenamtlichen Vereinsvorstand, als auch durch unsere hauptamtlichen Mitarbeiter statt. Nach einen groben Planung galt es den Raum so herzurichten, dass letztendlich die vielen Kabel über entsprechende Kanäle verdeckt worden sind und auch der Tisch im Konferenzraum so umgebaut wurde, dass Geräte und Kabel unter der Tischplatte befestigt werden konnten.
Welche Probleme haben sich in der Umsetzung ergeben und wie konnten Sie diese lösen?
Es gab letztendlich nur Probleme bei der Verkabelung und Verstauung der vielen technischen Komponenten. Hier haben wir uns auch Rat bei Vereinsmitgliedern geholt, die sowohl IT-technisch als auch handwerklich über sehr gute Kenntnisse verfügen.
Welche Auswirkungen hat ihr Projekt für die zukünftige Vereinsarbeit?
Wir erhoffen uns eine nachhaltige verbesserte Kommunikation innerhalb unseres Vereins. Oftmals konnten bspw. Vorstandsmitglieder durch Dienstreisen nicht an wichtigen Sitzungen teilnehmen und dieses Problem können wir nun erfolgreich angehen. Darüber hinaus steht gerade in der heutigen Zeit das Thema Gesundheit und Eigenschutz an oberster Stelle und wir können gewährleisten, dass Sitzungen ggf. vor Ort nur mit wenigen Personen durchgeführt werden und alle weiteren Personen sich komfortabel von zuhause zuschalten können.
Wer war Ihre Zielgruppe und wie hat diese das Projekt aufgenommen?
Unsere Zielgruppe sind letztendlich alle Mitarbeiter, alle Vereinsgremien (z.B. Vorstand, Abteilungsleiter, Mannschaften, usw.), die regelmäßig Besprechungen durchführen müssen, damit der Verein gut geführt werden kann. Die Resonanz ist mehr als positiv, da bereits einige Sitzungen in unserem Konferenzraum durchgeführt werden konnten.
Wir haben daher auch unsere gesamte Kommunikation des Vorstands und der Mitarbeiter (perspektivisch folgen noch die Abteilungsleiter und weitere ehrenamtlich engagierte Personen) auf die Plattform Microsoft Teams umgestellt und führen darüber nun auch sämtliche Sitzungen durch. Somit gibt es automatisch immer die Möglichkeit sich aus der Ferne an einer Sitzung teilzunehmen.
Welche Empfehlungen, Tipps und Tricks haben Sie für andere Engagierte?
Allgemein können wir immer den Tipp geben Kontakt zu anderen Vereinen zu halten und sich regelmäßig zu den gegenwärtigen Anforderungen auszutauschen. Letztendlich haben alle Vereine ähnliche Schwierigkeiten zu meistern und gerade der Bereich Digitalisierung ist im Breitensport noch lange nicht ausreichend bearbeitet worden. Dies liegt natürlich an einem hohen technischen Know-How, was diesbezüglich von Nöten ist und darüber hinaus sind es die oftmals hohen Kosten, die mit einer konsequenten Umsetzung von digitalen Prozessen einhergehen, die letztendlich abschreckend sein können.